Optimiza la Gestión de tus Expedientes Electrónicos con GestiónExpedienteElectronico

¿Alguna vez te has sentido atrapado en tareas repetitivas y tediosas durante tu jornada laboral? A principios de 2022, me encontré en una situación similar. Las demandas de digitalización en mi institución habían convertido varias actividades en procesos aburridos y monótonos. La chispa de inspiración vino cuando leí el fascinante libro “Sálvese quien pueda” de Andrés Oppenheimer, que me mostró cómo la automatización está revolucionando la industria y transformando el mercado laboral.

La lectura de Oppenheimer no solo cambió mi perspectiva, sino que también me llevó a actuar. Entendí que muchos trabajadores ven la tecnología como un adversario, pero en realidad, es un poderoso aliado. La tecnología disruptiva no solo potencia nuestras habilidades, sino que también nos hace más eficientes. Claro, como cualquier herramienta, puede tener fallas, pero así como el mazo de un cavernícola aumentaba su fuerza, las tecnologías modernas amplían nuestras posibilidades.

Oppenheimer describe cómo en Asia, la tecnología ha avanzado tanto que incluso hay hoteles operados casi en su totalidad por máquinas. Sin embargo, siempre hay una presencia humana para solucionar cualquier problema. Esta coexistencia entre humanos y tecnología es fundamental, especialmente en áreas sociales donde las decisiones afectan la vida cotidiana.

Motivado por estas observaciones y la creciente influencia de la automatización, decidí cambiar el paradigma dentro de mi organización. Así nació GestiónExpedienteElectronico, una herramienta diseñada para automatizar y simplificar la creación de índices de expedientes electrónicos, alineándose con los estándares de transformación digital judicial.

Lo Que Encontrarás

• Descripción: Qué es GestiónExpedienteElectronico
• Demo: Una guía visual de su funcionalidad
• Conceptos: Términos y definiciones clave

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Descripción

GestiónExpedienteElectronico es una solución RDA en versión beta que automatiza la creación y diligenciamiento del formato índice electrónico con los metadatos de los archivos alojados en una carpeta específica. Estos documentos conformarán un expediente electrónico y mediante este software se creará desde cero el índice del mismo. Este procedimiento está estandarizado en el Plan Estratégico de Transformación Digital de la Rama Judicial, dentro del cual se contempla el programa de Expediente Electrónico. El presente proyecto se ajusta a los parámetros, estándares técnicos y funcionales del acuerdo PCSJA20-11567 de 2020, “Protocolo para la gestión de documentos electrónicos, digitalización y conformación del expediente electrónico” Versión 2. Enlace directo al Protocolo.

Demo

¡Mira el video demo para ver GestiónExpedienteElectronico en acción!

Características Principales de GestiónExpedienteElectronico Versión 1

• Automatización: La automatización facilita tareas administrativas que de otro modo se harían manualmente, liberando tiempo y recursos valiosos. Hay muchos procesos que pueden beneficiarse de esta transformación, pero es esencial abordarlos paso a paso y tomando decisiones informadas. Por ejemplo, los niveles de automatización pueden clasificarse de la siguiente manera:

  Nivel 1: Herramientas básicas de recopilación y uso de datos como Excel y Google Sheets.

  Nivel 2: Herramientas más sofisticadas que satisfacen necesidades específicas de la industria, como Notion, Landbot y Typeform.

  Nivel 3: Aplicaciones avanzadas que anticipan necesidades de desarrollo y se vinculan con modelos de procesos de negocio (BPMN), facilitando la implementación de herramientas de automatización robótica de procesos (RPA).

• Estandarización: Este software se ajusta a los estándares de transformación digital judicial, y la automatización no pretende reemplazar a las personas, sino liberarlas de tareas repetitivas. Algunas de las razones por las que la RPA puede convertirse en una herramienta muy versátil incluyen:

  • Habilidades de IA: Reconocimiento de texto en documentos y procesamiento de información.
  • Machine Learning: Capacidad de aprender de las tareas automatizadas.
  • Integración nativa: Uso eficiente de aplicaciones existentes.
  • Flujos de trabajo de ejecución prolongada: Realización de procedimientos en paralelo.
  • Minería de procesos y de tareas: Conversión de datos en gráficos e información valiosa.
  • Analíticas avanzadas: Procesamiento de datos y generación de información de valor.

  La automatización no sólo repercute en los ingresos y el tiempo: la automatización de tareas repetitivas también conduce a una mejora de la experiencia de usuarios y empleados, facilita las operaciones de IA, garantiza el cumplimiento de la normativa y agiliza el proceso de toma de decisiones.

• Eficiencia: La eficiencia del software permite ahorrar tiempo al automatizar procesos como la indexación. En términos de tecnología social, esto puede mejorar los procesos internos y permitir que actividades más importantes que impactan a la comunidad se gestionen en el tiempo que tomarían las actividades repetitivas. Es importante destacar que muchas investigaciones indican que la tecnología avanza y habrá cambios significativos. Un informe de Goldman Sachs sugiere que un cuarto de las actividades laborales puede ser automatizada por IA en EE.UU. y Europa, siendo el sector legal uno de los más impactados

  

Conceptos

• Expediente Electrónico: Conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un mismo trámite o procedimiento judicial.
• Metadatos: Información estructurada o semiestructurada que permite la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de documentos a lo largo del tiempo. Los metadatos, según la ISO 23081 (establece un marco de creación, gestión y uso de los metadatos para la gestión de documentos digitales, analógicos), garantizan la integridad, fiabilidad, disponibilidad y valor probatorio de los documentos.

Ejemplos de Metadatos de Documentos

• Nombre del Documento
• Fecha de Creación
• Fecha de Incorporación al Expediente
• Orden del Documento
• Número de Páginas
• Página de Inicio (calculada automáticamente con fórmula de Excel)
• Página de Fin (calculada automáticamente con fórmula de Excel)
• Formato
• Tamaño
• Origen (Electrónico o Digitalizado)
• Observaciones

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En resumen, este software es el resultado de una necesidad real observada en mi organización, GestiónExpedienteElectronico es una solución innovadora que está transformando la manera en que se manejan los expedientes electrónicos en el ámbito judicial. Al automatizar y estandarizar el proceso de creación e indexación de documentos, esta herramienta no solo ahorra tiempo, sino que también asegura el cumplimiento con los estándares de transformación digital judicial. Puedes acceder al repositorio principal del código fuente. ¡Anímate a echarle un vistazo y contribuye al desarrollo! link directo

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